Informativa sulla privacy
1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento dei dati sulla presente piattaforma è Stayla, gestito da Salcher, Alpine AI, Teufener Strasse 95a, 9000 St. Gallen, Svizzera. Per richieste relative alla privacy scrivete a: guestflowalpine@gmail.com
2. Dati che trattiamo
Stayla tratta le seguenti categorie di dati:
| Categoria | Dati | Base giuridica |
|---|---|---|
| Dati degli operatori | Indirizzo e-mail, nome, dati aziendali, dati di pagamento Stripe | Art. 6, par. 1, lett. b GDPR (Esecuzione di un contratto) |
| Audit di sicurezza degli operatori | User agent del browser e metadati del dispositivo (browser/piattaforma, primo e ultimo accesso, scadenza della sessione) per mostrare e terminare le sessioni attive; lo user agent grezzo non viene restituito al browser | Art. 6, par. 1, lett. f GDPR (Sicurezza dell'account) |
| Dati delle conversazioni degli ospiti | Messaggi chat, profilo ospite (es. famiglia, cane), lingua, ID sessione (UUID anonimo) | Art. 6, par. 1, lett. f GDPR (Interesse legittimo — assistenza agli ospiti per conto dell'hotel) |
| Registrazioni animazione bambini (opzionale) | Per le strutture con la registrazione all'animazione bambini attivata: numero di camera, nome ed età del bambino, periodo di assistenza, indicazioni su allergie e note (dati sanitari), note particolari; inoltre l'ID sessione anonimo del dispositivo utilizzato, per mostrare un promemoria poco prima dell'inizio alla riapertura della pagina concierge sullo stesso dispositivo (nessuna notifica push; cancellazione insieme alla registrazione) | Art. 6, par. 1, lett. a e art. 9, par. 2, lett. a GDPR (Consenso del genitore o tutore) |
| Preferenze pasto (opzionale) | Per le strutture con le preferenze pasto attivate: nome dell'ospite, numero di camera, richiesta di modifica (può contenere indicazioni sanitarie o alimentari), data del pasto | Art. 6, par. 1, lett. a GDPR (Consenso); per le categorie particolari art. 9, par. 2, lett. a GDPR |
| Log tecnici | Indirizzo IP (solo per rate-limiting, non conservato in modo permanente), log server senza dati personali | Art. 6, par. 1, lett. f GDPR (Sicurezza informatica) |
3. Finalità del trattamento
- Erogazione del servizio di concierge IA per gli ospiti degli hotel
- Registrazione e assistenza dei bambini nel programma di animazione della struttura (solo se attivata)
- Trasmissione delle preferenze pasto e delle intolleranze alla cucina e al servizio della struttura (solo se attivata)
- Gestione degli account e degli abbonamenti degli operatori
- Gestione tecnica e sicurezza della piattaforma (rate-limiting, diagnosi errori)
- Fatturazione tramite Stripe
4. Durata della conservazione
- Dati delle conversazioni: Massimo 24 mesi dalla data di creazione, poi cancellazione automatica
- Registrazioni animazione bambini: Cancellazione automatica il giorno successivo all'ultimo giorno di animazione (processo di cancellazione giornaliero)
- Preferenze pasto: Cancellazione automatica 24 ore dopo l'invio (eseguita dal processo di cancellazione giornaliero)
- Dati degli operatori: Fino alla cancellazione dell'account, poi eliminazione entro 30 giorni
- Audit di sicurezza degli operatori: Le sessioni revocate o scadute vengono eliminate dopo 90 giorni
- Dati Stripe: In conformità agli obblighi di conservazione legale (almeno 10 anni per i documenti contabili — gestiti da Stripe)
- Log tecnici: Massimo 30 giorni
5. Responsabili del trattamento (sub-processor)
Stayla si avvale dei seguenti fornitori che trattano i dati per suo conto:
| Fornitore | Finalità | Sede |
|---|---|---|
| Supabase | Hosting del database | UE/SEE |
| Vercel | Hosting web e Edge Rendering | USA (SCC) |
| Anthropic | API Claude IA (elaborazione dei contenuti delle conversazioni) | USA (SCC) |
| OpenAI | Embedding transitorio dell'ultima domanda dell'ospite per il recupero FAQ | UE/USA (SCC) |
| Resend | E-mail transazionali e notifiche operative agli operatori; le e-mail di handoff non contengono il testo del messaggio dell'ospite | USA (SCC) |
| Stripe | Elaborazione dei pagamenti | UE |
| Upstash | Redis per rate-limiting (dati anonimi brevi) | UE |
Per i trasferimenti di dati verso gli USA facciamo affidamento sulle Clausole Contrattuali Standard (SCC) ai sensi dell'art. 46 GDPR e sugli accordi di trattamento dei dati dei rispettivi fornitori. Per Anthropic, il relativo Data Processing Addendum con SCC è incorporato nei Commercial Terms ed è accettato con tali termini (cfr. Anthropic DPA). Secondo Anthropic, gli input e output dei prodotti commerciali come l'Anthropic API non vengono utilizzati per addestrare i modelli, salvo esplicito feedback o opt-in (cfr. Anthropic Privacy Center).
6. I vostri diritti
In qualità di interessato, disponete dei seguenti diritti:
- Diritto di accesso (art. 15 GDPR): Quali dati conserviamo su di voi
- Diritto di rettifica (art. 16 GDPR): Correzione di dati inesatti
- Diritto alla cancellazione (art. 17 GDPR): Cancellazione dei vostri dati (operatori: tramite impostazioni account; ospiti: via e-mail)
- Diritto alla portabilità (art. 20 GDPR): Esportazione dei vostri dati in formato leggibile da macchina
- Diritto di opposizione (art. 21 GDPR): Opposizione al trattamento basato su interesse legittimo
- Diritto di reclamo: Presso l'autorità di protezione dei dati competente, in particolare l'IFPDT in Svizzera o l'autorità di controllo UE competente
Richiedete tramite: guestflowalpine@gmail.com
7. Misure tecniche e organizzative (MTO)
- Crittografia in transito: HTTPS/TLS (obbligatorio)
- Crittografia a riposo: crittografia del database Supabase
- Controllo degli accessi: Row Level Security (RLS) su tutte le tabelle del database
- Pseudonimizzazione: gli ospiti sono identificati da UUID di sessione anonimi
- Minimizzazione dei dati: i campi sensibili (WiFi, codici di accesso) non vengono mai trasmessi al browser
8. Cookie e archiviazione locale
Dopo il vostro consenso, la chat per gli ospiti salva la conversazione in corso localmente nel vostro browser: un ID di conversazione anonimo, la cronologia della chat e la scelta di lingua e profilo. In questo modo la conversazione resta disponibile su questo dispositivo dopo un ricaricamento della pagina; quando una cronologia salvata viene ripristinata, la chat mostra un breve avviso. Questa memoria locale viene rimossa automaticamente al più tardi 7 giorni dopo l'ultimo utilizzo e può essere cancellata in qualsiasi momento tramite «Nuova conversazione» nella chat o eliminando i dati del sito nel browser. La chat salva inoltre il vostro stato di consenso privacy, un riferimento temporale per limitare la frequenza delle richieste di valutazione e, dopo il consenso, un ID di visita anonimo per il conteggio aggregato delle visite alla chat. Le pagine legali salvano la lingua scelta. Tutte queste voci sono tecnicamente necessarie o servono alla gestione del consenso e delle preferenze. Non vengono impostati cookie di tracciamento o pubblicitari. Il pannello di controllo utilizza cookie di autenticazione Supabase (tecnicamente necessari per l'autenticazione).
9. Contatto privacy
Per domande sulla privacy:
guestflowalpine@gmail.com
La presente informativa sulla privacy si applica alla piattaforma Stayla e a tutti i servizi accessibili tramite essa. Ultimo aggiornamento: luglio 2026.
Privacy Policy
1. Controller
The data controller for this platform is Stayla, operated by Salcher, Alpine AI, Teufener Strasse 95a, 9000 St. Gallen, Switzerland. Privacy inquiries: guestflowalpine@gmail.com
2. Data we process
Stayla processes the following categories of personal data:
| Category | Data | Legal basis |
|---|---|---|
| Operator account data | Email address, name, business details, Stripe payment data | Art. 6(1)(b) GDPR (Contract performance) |
| Operator security audit data | Browser user agent and device metadata (browser/platform, first and last activity, session expiry) to show and terminate active sessions; the raw user agent is not returned to the browser | Art. 6(1)(f) GDPR (Account security) |
| Guest conversation data | Chat messages, guest profile (e.g. family, dog), language, session ID (anonymous UUID) | Art. 6(1)(f) GDPR (Legitimate interest — guest service on behalf of the hotel) |
| Child animation registrations (optional) | For properties with child animation registration enabled: room number, child's name and age, care period, allergy details and notes (health data), special notes; additionally the anonymous session ID of the registering device, so that a reminder can be shown shortly before the session starts when the concierge page is reopened on the same device (no push notifications; deleted together with the registration) | Art. 6(1)(a) and Art. 9(2)(a) GDPR (Consent of the parent or legal guardian) |
| Meal adjustments (optional) | For properties with meal adjustments enabled: guest name, room number, adjustment request (may contain health or dietary details), meal date | Art. 6(1)(a) GDPR (Consent); for special categories Art. 9(2)(a) GDPR |
| Technical logs | IP address (rate-limiting only, not permanently stored), server logs without PII | Art. 6(1)(f) GDPR (IT security) |
3. Purposes of processing
- Providing the AI concierge service to hotel guests
- Registering and caring for children in the property's animation programme (only where enabled)
- Passing meal requests and intolerances to the property's kitchen and service staff (only where enabled)
- Managing operator accounts and subscriptions
- Technical operation and security of the platform (rate-limiting, error diagnosis)
- Billing via Stripe
4. Retention periods
- Conversation data: Maximum 24 months from creation date, then automatically deleted
- Child animation registrations: Automatically deleted the day after the last animation day (daily deletion run)
- Meal adjustments: Automatically deleted 24 hours after submission (executed by the daily deletion run)
- Operator data: Until account deletion, then erased within 30 days
- Operator security audit data: Revoked or expired sessions are deleted after 90 days
- Stripe data: Per legal retention requirements (at least 10 years for accounting records — managed by Stripe)
- Technical logs: Maximum 30 days
5. Sub-processors
Stayla uses the following service providers who process data on our behalf:
| Provider | Purpose | Location |
|---|---|---|
| Supabase | Database hosting | EU/EEA |
| Vercel | Web hosting and Edge Rendering | USA (SCCs) |
| Anthropic | Claude AI API (conversation content processing) | USA (SCCs) |
| OpenAI | Transient embedding of the latest guest question for FAQ retrieval | EU/USA (SCCs) |
| Resend | Transactional emails and operational notifications to operators; handoff emails do not include guest-message text | USA (SCCs) |
| Stripe | Payment processing | EU |
| Upstash | Redis rate-limiting (anonymous, short-lived data) | EU |
For transfers to the USA we rely on Standard Contractual Clauses (SCCs) under Art. 46 GDPR. Anthropic's Data Processing Addendum with SCCs is incorporated into Anthropic's Commercial Terms and accepted with those terms (see Anthropic DPA). According to Anthropic, inputs and outputs from commercial products such as the Anthropic API are not used to train models unless explicit feedback or opt-in is provided (see Anthropic Privacy Center).
6. Your rights
As a data subject you have the following rights:
- Right of access (Art. 15 GDPR): What data we hold about you
- Right to rectification (Art. 16 GDPR): Correction of inaccurate data
- Right to erasure (Art. 17 GDPR): Deletion of your data (operators: via account settings; guests: by email)
- Right to data portability (Art. 20 GDPR): Export your data in machine-readable format
- Right to object (Art. 21 GDPR): Object to processing based on legitimate interests
- Right to lodge a complaint: With the competent data protection authority, in particular the FDPIC in Switzerland or the competent EU supervisory authority
Submit requests to: guestflowalpine@gmail.com
7. Technical and organisational measures (TOMs)
- Encryption in transit: HTTPS/TLS (enforced)
- Encryption at rest: Supabase database encryption
- Access control: Row Level Security (RLS) on all database tables
- Pseudonymisation: guests are identified by anonymous session UUIDs
- Data minimisation: sensitive fields (WiFi, access codes) are never transmitted to the browser
8. Cookies and local storage
Once you have given consent, the guest chat stores your ongoing conversation locally in your browser: an anonymous conversation ID, chat history, language selection and profile selection. This lets the conversation survive a page reload on this device; when saved history is restored, the chat shows a short notice. The local entry is removed automatically at the latest 7 days after last use and can be deleted at any time via "New conversation" in the chat or by clearing site data in your browser. The guest chat also stores your privacy consent status, a timestamp that limits how often we ask for a rating and, once consent is given, an anonymous visit ID used for aggregated counting of chat visits. The legal pages store your language preference. All these entries are technically necessary or serve consent and preference management. No tracking or advertising cookies are set. The operator dashboard uses Supabase authentication cookies (technically necessary for login).
9. Privacy contact
For privacy questions:
guestflowalpine@gmail.com
This privacy policy applies to the Stayla platform and all services accessible through it. Last updated: July 2026.
Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Plattform ist Stayla, betrieben von Salcher, Alpine AI, Teufener Strasse 95a, 9000 St. Gallen, Schweiz. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an: guestflowalpine@gmail.com
2. Welche Daten wir verarbeiten
Stayla verarbeitet folgende Datenkategorien:
| Kategorie | Daten | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Hotel-Betreiber-Daten | E-Mail-Adresse, Name, Betriebsdaten, Stripe-Zahlungsdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) |
| Betreiber-Sicherheitsaudit | Browser-User-Agent und Gerätemetadaten (Browser/Plattform, erste und letzte Aktivität, Session-Ablauf), um aktive Sitzungen anzuzeigen und zu beenden; der Roh-User-Agent wird nicht an den Browser ausgeliefert | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Account-Sicherheit) |
| Gesprächsdaten der Gäste | Chat-Nachrichten, Gastprofil (z. B. Familie, Hund), Sprache, Session-ID (anonyme UUID) | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse — Gästebetreuung durch das Hotel) |
| Kinderanimations-Anmeldungen (optional) | Bei Betrieben mit aktivierter Kinderanimations-Anmeldung: Zimmernummer, Name und Alter des Kindes, Betreuungszeitraum, Allergieangaben und Hinweise (Gesundheitsdaten), besondere Notizen; zusätzlich die anonyme Session-ID des anmeldenden Geräts, damit beim erneuten Öffnen der Concierge-Seite auf demselben Gerät eine Erinnerung kurz vor Beginn angezeigt werden kann (keine Push-Benachrichtigungen; Löschung zusammen mit der Anmeldung) | Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung des Erziehungsberechtigten) |
| Essensanpassungen (optional) | Bei Betrieben mit aktivierter Essensanpassung: Gastname, Zimmernummer, Anpassungswunsch (kann Gesundheits- oder Ernährungsangaben enthalten), Datum der Mahlzeit | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung); für besondere Kategorien Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO |
| Technische Logs | IP-Adresse (nur für Rate-Limiting, nicht dauerhaft gespeichert), Serverprotokolle ohne PII | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (IT-Sicherheit) |
3. Zweck der Datenverarbeitung
- Bereitstellung des KI-Concierge-Dienstes für Hotelgäste
- Anmeldung und Betreuung von Kindern im Animationsprogramm des Betriebs (nur bei aktivierter Funktion)
- Weitergabe von Essenswünschen und Unverträglichkeiten an Küche und Service des Betriebs (nur bei aktivierter Funktion)
- Verwaltung von Hotel-Betreiber-Accounts und Abonnements
- Technischer Betrieb und Sicherheit der Plattform (Rate-Limiting, Fehlerdiagnose)
- Abrechnung über Stripe
4. Speicherdauer
- Gesprächsdaten: Maximal 24 Monate ab Erstelldatum, danach automatische Löschung
- Kinderanimations-Anmeldungen: Automatische Löschung am Tag nach dem letzten Animationstag (täglicher Löschlauf)
- Essensanpassungen: Automatische Löschung 24 Stunden nach Übermittlung (Vollzug durch den täglichen Löschlauf)
- Hotel-Betreiber-Daten: Bis zur Account-Löschung, danach Löschung innerhalb von 30 Tagen
- Betreiber-Sicherheitsaudit: Widerrufene oder abgelaufene Sessions werden nach 90 Tagen gelöscht
- Stripe-Daten: Gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflicht (mindestens 10 Jahre für Buchungsbelege — durch Stripe verwaltet)
- Technische Logs: Maximal 30 Tage
5. Unterauftragsverarbeiter
Stayla setzt folgende Dienstleister ein, die Daten im Auftrag verarbeiten:
| Dienstleister | Zweck | Sitz |
|---|---|---|
| Supabase | Datenbank-Hosting | EU/EWR |
| Vercel | Webhosting und Edge-Rendering | USA (SCCs) |
| Anthropic | Claude KI-API (Verarbeitung von Gesprächsinhalten) | USA (SCCs) |
| OpenAI | Transientes Embedding der letzten Gastfrage für FAQ-Retrieval | EU/USA (SCCs) |
| Resend | Transaktions-E-Mails und operative Benachrichtigungen an Betreiber; Handoff-E-Mails enthalten keinen Gastnachrichtentext | USA (SCCs) |
| Stripe | Zahlungsabwicklung | EU |
| Upstash | Redis Rate-Limiting (anonyme Kurzdaten) | EU |
Für Datenübermittlungen in die USA stützen wir uns auf Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO. Der Anthropic-DPA mit SCCs ist in die Anthropic Commercial Terms eingebunden und wird mit diesen Bedingungen akzeptiert (siehe Anthropic DPA). Laut Anthropic werden Ein- und Ausgaben aus kommerziellen Produkten wie der Anthropic API nicht zum Modelltraining verwendet, außer wenn ausdrücklich Feedback gegeben oder ein Opt-in erteilt wird (siehe Anthropic Privacy Center).
6. Ihre Rechte
Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte:
- Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Welche Daten wir über Sie gespeichert haben
- Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger Daten
- Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Löschung Ihrer Daten (Hotel-Betreiber: über Account-Einstellungen; Gäste: per E-Mail an uns)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Export Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format
- Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen berechtigungsinteressenbasierte Verarbeitung
- Beschwerderecht: Bei der zuständigen Datenschutzbehörde, insbesondere dem EDÖB in der Schweiz oder der zuständigen EU-Aufsichtsbehörde
Anfragen richten Sie an: guestflowalpine@gmail.com
7. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
- Verschlüsselung in Transit: HTTPS/TLS (erzwungen)
- Verschlüsselung at Rest: Supabase-Datenbankverschlüsselung
- Zugriffskontrolle: Row Level Security (RLS) auf allen Datenbanktabellen
- Pseudonymisierung: Gäste werden durch anonyme Session-UUIDs identifiziert
- Datensparsamkeit: Sensitive Felder (WiFi, Zugangscodes) nie im Browser übertragen
8. Cookies und lokaler Speicher
Nach Ihrer Einwilligung speichert der Gäste-Chat Ihre laufende Unterhaltung lokal in Ihrem Browser: eine anonyme Konversations-ID, den Chat-Verlauf sowie Ihre Sprach- und Profilwahl. So übersteht die Unterhaltung auf diesem Gerät ein Neuladen der Seite; bei wiederhergestelltem Verlauf zeigt der Chat einen kurzen Hinweis. Dieser lokale Eintrag wird spätestens 7 Tage nach der letzten Nutzung automatisch entfernt und kann jederzeit über „Neues Gespräch" im Chat oder durch Löschen der Websitedaten im Browser entfernt werden. Zusätzlich speichert der Gäste-Chat Ihren Datenschutz-Einwilligungsstatus, eine Zeitmarke zur Begrenzung von Bewertungsanfragen und nach erteilter Einwilligung eine anonyme Besuchs-ID zur aggregierten Zählung von Chat-Aufrufen. Die Rechtsseiten speichern Ihre Sprachwahl. Alle diese Einträge sind technisch notwendig bzw. dienen der Einwilligungs- und Präferenzverwaltung. Es werden keine Tracking-Cookies oder Werbe-Cookies gesetzt. Der Dashboard-Bereich verwendet Supabase Auth-Cookies (technisch notwendig für die Authentifizierung).
9. Kontakt Datenschutz
Bei Fragen zum Datenschutz:
guestflowalpine@gmail.com
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Stayla-Plattform und alle darüber erreichbaren Dienste. Letzte Aktualisierung: Juli 2026.